Veja dicas sobre uso dos meios eletrônicos no trabalho

Se no cotidiano a boa educação recomenda que, por exemplo, se bata na porta antes de entrar, aos poucos o ambiente digital também revela suas próprias regras de comportamento e etiqueta. A disseminação de aparelhos cada vez mais compactos que permitem acesso a e-mails e redes sociais em qualquer hora ou lugar podem fazer a pessoa cair em armadilhas, principalmente no ambiente corporativo.

O envio errado de e-mail ou um comentário maldoso sobre o chefe ou a empresa publicado no twitter ou no facebook, por exemplo, podem deixar a pessoa numa situação constrangedora, comprometer a reputação e a carreira e até gerar demissões. No Brasil, 70% dos executivos já enviaram e-mail errado ou copiarem algum destinatário por engano, segundo pesquisa da Robert Half, que atua em recrutamento especializado.

Para 40% dos executivos brasileiros a quebra de regras de etiqueta digital prejudica “muito” a imagem do profissional e mais de 90% acredita que afeta “pelo menos um pouco” a imagem do profissional. O estudo ainda mostra que a massificação do uso de aparelhos móveis, segundo 78,8% dos entrevistados, também “fez aumentar” o número de quebra de regras de etiqueta no ambiente de trabalho.

De acordo com 92,4% dos entrevistados pela pesquisa, as redes sociais são “capazes de gerar negócios”. Por outro lado, parte dos usuários ainda não está preparada para utilizar as ferramentas de forma profissional no ambiente corporativo. O levantamento mostra que um em cada três executivos já viveu problemas com o comportamento de funcionários em redes sociais.

A pesquisa mostra também que a rede social com viés profissional LinkedIn é unanimidade entre os executivos brasileiros. Mais de 90% dos entrevistados possuem perfil na rede e 85,5% deles utilizam a ferramenta para buscar emprego.

Faça a coisa certa

A consultoria organizou algumas dicas de como se comportar no ambiente digital:

Redes sociais como Facebook:

Você usa redes sociais, como Facebook, por exemplo, para uso pessoal ou profissional? Se você decidir adicionar colegas de trabalho, chefes e clientes mantenha uma abordagem inteiramente profissional. Evite colocar, por exemplo, o que você comeu hoje ou qual bar você vai à noite. Avalie se não é o caso de usar um perfil apenas profissional e outro apenas pessoal.

Ø Fotos:

Se você utiliza as redes sociais de forma profissional, evite deixar o seu perfil sem foto. Uma foto vale por mil palavras, e vai confirmar se você é a mesma pessoa que o seu contato conhece. Evite ainda fotos muito informais.

Ø Comentários:

Em muitas redes sociais, o que você escreve pode ser lido por outros usuários. Portanto, qualquer um de seus “amigos” (incluindo colegas de trabalho, chefes etc) pode ver seus comentários, fotos e links do YouTube, gostar ou não gostar.. Opte por mandar um e-mail ou use o sistema de mensagens privadas, caso o assunto seja mais profissional ou muito informal;

Twitter:

Ø Comentários:

Ao usar o twitter para fins profissionais seja atencioso e generoso. Ao invés de tweetar apenas detalhes irrelevantes, agregue valor aos seus seguidores compartilhando links para artigos interessantes e fontes online.

Ø Encaminhe:

Não faça o “tipo” egoísta. Retweetar atualizações de outros encoraja discussões e mostra às pessoas que não é tudo sobre você – os outros também têm coisas pertinentes a dizer!

Sites de networking profissional, incluindo LinkedIn:

Se o uso de redes sociais pessoais no ambiente coorporativo já alerta para a necessidade de cuidados, a atenção deve ser ainda maior quando se trata de redes de natureza profissionais. Evite postar assuntos triviais. Seu objetivo deve ser tornar-se uma referência e não um chato na rede.

Ø Perfil:

O perfil é seu cartão de visitas para a sua rede de relacionamento e futuros contatos. Para deixá-lo mais atrativo, evite lacunas de informações. Complete o perfil com seu resumo profissional, histórico profissional e formação acadêmica. Acrescente realizações importantes de sua carreira para que seus contatos possam ter uma clara ideia de suas qualificações.

Ø Solicitações:

A demora em responder convites para ampliar a rede de relacionamento pode afetar sua imagem. Paciência é uma virtude, mas nem todos a possuem. Responda os pedidos prontamente – em menos de 24 horas, se possível.

E-mail:

As novas tecnologias tornaram o acesso ao e-mail mais fácil, mas também reforçaram a necessidade de se atentar a cuidados para não se comprometer e tampouco ser indelicado com os destinatários.

Ø Respostas:

Deixar as pessoas esperando por você não é nunca uma boa opção, principalmente no ambiente coorporativo. Tente responder todas as mensagens em menos de 24 horas. Se você está em reuniões consecutivas, deixe uma mensagem de ausência temporária.

Ø Destinatários:

Dependendo do teor do e-mail, um engano no campo destinatários pode trazer conseqüências ruins. Sempre revise a lista de distribuição quando enviar uma mensagem.

Ø Seja claro:
Ao se comunicar via e-mail evite ser prolixo. Explique logo no início o que você deseja. Depois no corpo da mensagem entre nos detalhes e use tópicos, que facilitam a leitura.

Ø Cuidado com o tamanho.

Lotar a caixa do destinatário ou evitar que o e-mail chegue por conta de anexos enormes é algo considerado indelicado. Antes de enviar, pense em zipar o arquivo ou utilizar outro programa que permita compartilhar arquivos pela internet.

Celulares e smartphones são ferramentas praticamente indispensáveis no ambiente coorporativo. Porém, a maneira como são utilizados dizem bastante quanto à sua postura profissional. Em reuniões, é importante mostrar que está focado, e olhar o celular constantemente ou ficar escrevendo mensagens mostra aos outros que o seu foco está em outro lugar. Em situações urgentes, saia da sala para responder uma mensagem ou fazer uma ligação.

Aparelhos de celular:

Ø Localização:

Antes de iniciar uma ligação pense em quem eventualmente poderá ouvi-la. Freqüentemente conversas confidenciais são feitas por telefone celular em lugares públicos como cafeterias e aeroportos. Você teria essa conversa se atrás de você estivesse alguém da concorrência? Faça ligações delicadas de um lugar privado.

Ø Mensagens:

Não utilize o recurso de mensagens para diálogos extensos. Esta é uma ferramenta útil para enviar um endereço ou avisar os colegas que você vai se atrasar