Reunião: você sabe fazer desse encontro uma atividade produtiva?

Durante um dia de trabalho uma das atividades que toma boa parte do tempo dos profissionais  é a reunião. Se esse encontro consumiu algumas horas do seu dia, mas foi 100% produtivo, a situação não é tão negativa. Mas, e quando após 3 horas de reunião nenhum ponto foi solucionado, nenhuma questão definida e você sente que teria sido melhor ter dado um simples telefonema?

De acordo com o consultor da Caput Consultoria, Wellington Moreira, uma reunião pode ser considerada produtiva quando o profissional consegue chegar ao final dela com a resposta para os seguintes questionamentos: “O que será feito?”, “Quem irá fazer?” e “Até quando?”.

Objetivos claros
“Muitas vezes as pessoas se encontram com o propósito maior de tomar decisões, só que ao final todas permanecem confusas porque a única coisa certa é a data da próxima reunião”, diz Moreira. Logo, para uma reunião ser produtiva, é importante que seus objetivos sejam claros e que se vá com foco em responder tais questões.

A consultora de RH da Multiplicarh, Marisa Marinho, ainda dá algumas dicas de como não perder tempo com esses encontros e tirar o maior proveito deles. Em primeiro lugar, a consultora lembra que a reunião deve ser planejada e os participantes já devem ir interados sobre o assunto que será tratado.

“Todos os profissionais já devem ir informados sobre quais problemas serão discutidos e quais os objetivos da reunião”, diz Marisa, lembrando que é improdutivo perder tempo de reunião para colocar todo mundo a par do que será tratado.

Moreira concorda. “O sucesso de uma reunião presencial começa muito antes de as pessoas se sentarem à mesa”. Assim, a pessoa que solicitou a reunião deve distribuir com antecedência de algumas horas a pauta para todos os participantes.

O tempo
Além disso, deve-se ter em mente que uma reunião não pode ser muito longa. “Deve durar de uma hora e meia a duas horas, no máximo”, diz Marisa. Isso porque quando o encontro dura muito tempo as pessoas começam a perder o foco, o ânimo, a disposição e o interesse, o que dificilmente vai contribuir para chegar a algum resultado.

Marisa aconselha que mesmo que a reunião não tenha atingido o objetivo após duas horas, é melhor interromper e começar em um outro momento. “Reuniões longas não funcionam; as pessoas vão dispersar, vão perder a atenção e o foco”, avalia a consultora. Lembre-se também que a reunião deve ter hora certa para começar e para terminar.

O assunto
Ainda sobre os assuntos que serão discutidos, vale outra dica. É importante tratar apenas dos assuntos que foram selecionados para a reunião. Na prática, quando um grupo se reúne, diversos temas pertinentes vão surgindo, mas nem todos estão ligados à pauta. Por mais importantes que sejam, não devem contaminar a reunião em curso, pois, novamente, perde-se o foco.

Durante a reunião também é importante limitar o uso da tecnologia e restringir as interrupções. Pessoas entrando e saindo, atendendo telefone e usando o computador desviam a atenção dos demais. Claro que nem sempre os profissionais podem desligar o celular durante duas horas inteiras, mas é interessante solicitar que coloquem os aparelhos no silencioso e só atendam em caso realmente importante.

A ata
Por fim, a ata. Por mais que a reunião tenha sido cansativa é preciso colocar no papel quais foram os pontos principais e que “haja clareza quanto aos responsáveis por realizarem as tarefas definidas. Em algumas atas se registra que “todo mundo” terá de tocar determinado projeto, esquecendo-se do fenômeno da Ociosidade Social, isto é, se a responsabilidade fica diluída no grupo é comum ninguém assumir a incumbência de fazer o que é necessário. Assim, estabeleça apenas uma ou duas pessoas como responsáveis por cada meta”, finaliza Moreira.